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S’équiper technologiquement pour le long terme

Alors que le monde des affaires continue de s'adapter à la nouvelle normalité provoquée par la pandémie mondiale de la COVID-19, il est clair que le travail virtuel, les réunions en ligne et l'augmentation de l’utilisation des technologies collaboratives à distance resteront ancrés dans les habitudes de travail.


Nous devons maintenant être tous bien informés sur les méthodes technologiques qui existent pour mener et assister à des réunions virtuelles pour conserver une proximité avec les employés, les fournisseurs et même les clients.


Si le saut vers le télétravail s’est fait rapidement et que le choix des méthodes de communication s’est fait sans analyse, il est maintenant grand temps d’évaluer les besoins technologiques pour le long terme.


De quels types d'outils et de changements d'infrastructure votre organisation aura-t-elle besoin non seulement pour survivre, mais aussi pour prospérer?

Analyser ses besoins

  • Effectuez une vérification de la qualité de vos écrans d'ordinateur, de vos webcams, casques et microphones, ainsi que ceux de vos employés afin de remplacer, au besoin, l’équipement désuet.

  • Vérifiez la puissance de votre signal Internet et la disponibilité du WIFI, de même que celui de vos employés.

  • Assurez-vous que vous avez des règles ou des procédures de travail à distance par écrit qui incluent le calcul des heures, les horaires des réunions d'équipe et vos attentes pendant que les équipes de travail sont dans des environnements indépendants.

  • Assurez-vous d’avoir tous les outils et logiciels nécessaires afin que vos équipes et parties prenantes puissent se connecter, collaborer et réaliser leur travail.

Dans un article paru dans les derniers mois sur le site thecouchmanager.com, différents outils en ligne sont proposés, selon différentes catégories.


  • Outils de collaboration et de partage d'informations

  • Outils de gestion de projet et de suivi du temps

  • Outils de stockage, de co-création et de partage de fichiers

  • Outils de réunion et de conférence, y compris les outils vidéo et audio

  • Outils de messagerie instantanée

  • Outils de médias sociaux

  • Outils de planification

  • Jeux virtuels d’équipe


Se préparer aux rencontres virtuelles


Lors de la sélection d'une plateforme pour vos réunions, conférences ou webinaires, assurez-vous que vos équipes et vous êtes confortables et bien formés avant de passer en direct. Entraînez-vous et faites des tests pour vous préparer à vos activités virtuelles à plus grande échelle. Assurez-vous que les visuels que vous souhaitez utiliser sont clairs, que les arrière-plans (tous les plans de la caméra) ne distraient pas, vérifiez vos niveaux d'éclairage et la qualité audio pour répondre aux besoins visuels et auditifs.

  • Créez un programme clair.

  • Envisagez d'envoyer du matériel avant la réunion afin que les participants soient mieux préparés.

  • Établissez des règles de réunion (De quelle façon les participants peuvent-ils poser des questions? À quel moment les micros doivent-ils être mis en sourdine? Etc.).

  • Envisagez d'affecter un facilitateur de réunion qui peut gérer le temps, faire avancer les présentations de diapositives, gérer les périodes de questions et réponses et envoyer les enregistrements ou autres documents à distribuer après la réunion.

  • Mélangez votre flux de présentation de réunion. Gardez les visuels en mouvement et injectez périodiquement un sondage, une enquête ou une table ronde rapide. Les questions et réponses peuvent briser la monotonie et permettre à vos auditeurs d’être plus concentrés.

  • Assurez-vous que vos visuels sont suffisamment grands et clairs pour que les participants puissent facilement digérer le contenu.

Bien paraître lors d’une rencontre vidéo

  • Évitez de porter des couleurs fortement à motifs ou discordantes (exemple: couleurs néon, plaids, carreaux ou grands motifs floraux, etc.). Le bleu est une excellente couleur pour les moniteurs et est agréable pour les yeux.

  • Portez un minimum d'accessoires afin de ne pas cliqueter pendant votre présentation.

  • Évitez de trop gesticuler.

  • N'oubliez pas que la plupart des réunions virtuelles ne capturent que la moitié supérieure du corps, une bonne posture est donc essentielle.

  • Évitez d’avoir une caméra mal positionnée, de vous asseoir trop près ou trop loin de la caméra, de mâcher de la gomme, de manger pendant une réunion ou de jouer avec des stylos ou du papier.

Les réunions virtuelles ont des exigences uniques, mais elles partagent bon nombre des principes à appliquer lors de réunions ou de conférences en personne, que vous soyez présentateur ou même auditeur.


Les réunions, conférences et webinaires virtuels deviendront désormais la règle au lieu de l'exception. En maîtrisant l'art de «devenir virtuel», vous aurez beaucoup de succès.

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